ソニーの有志アルムナイ立ち上げの記録、今回は受付を開始するまでのまでの準備についてです。
会社に告知を協力してもらうことに
友の会事務局の協力により、毎年12月に会員宛に郵送する会報に、新アルムナイ設立の記事を掲載できることになりました。
発送直後に殺到するであろう参加申請を的確に処理できる備えを整えておかねばなりません。
１）運営プラットフォームを決める
まず、アルムナイが登録し、横に繋がれるプラットフォームが必要です。以下の理由でFacebookのグループ機能を使うことにしました。
・無料で使える
・ターゲット層に幅広く普及している
・参加申請に質問を設け、参加資格を確認してから承認するプロセスを作れる
・参加者同士が互いにどんな人か分かり、横のやりとりもしやすい
最初の案内のタイミングでは、FacebookのIDがない人を取りこぼさないために、Google Formで参加希望登録できるようにしました。
但し、限られた人員で複数ツールを運用するのは難しいので、2ヶ月ほどでFacebookに一本化することにしました。
２）参加基準を明文化する
「ソニーグループのOBOGで、ビジネスで現役の人」は、趣旨説明には十分ですが、判断基準としては曖昧さが残ります。Facebookグループでの説明は、以下のようにしています。
・元ソニーやグループ会社の社員（現役社員は不可）
・現役で仕事をしている（NPO職員や個人事業主もOK、年齢不問）
「社員」「グループ会社」「現役社員」といった表現も、細かく分けることはできますが、過度に厳密にして分かりにくくなるより、簡潔にすることを重視して、この表現にしました。
なお、実際はこれだけでは割り切れないケースもあります。そんな場合のための細かな判断基準は、説明可能な形で持っておりますし、それでも判断つかない場合は事務局と協議するようにしています。
４）確認の質問に落とし込む
Facebookグループ参加申請の際に、3問まで質問を設定できます。申請者が有資格者かを確認するために、以下の質問を設けております。
問１：最終在籍会社、退職時期
問２：在籍時の氏名と生年月日
問３：現在のお仕事
問１：最終在籍会社、退職時期
なぜか。OBOGではない人や現役社員が時々参加申請してきます。なので、在籍していたことや退職した時期を、明示的に聞いています。
問２：在籍時の氏名と生年月日
これは、友の会データベース確認用の質問です。退職時の氏名としたのは、人によって姓が退職後に変わっている可能性があるからです。
生年月日は、同姓同名だった場合の識別用として指定しました。滅多にないとは思いますが、人数が多い会社なので念の為、ということで入れました。あとは、現役かどうか確認する際の目安にもなります。
問３：現在のお仕事
「現役」であることを確認するために、今のお仕事を聞いています。会社名まではなくても問題ありません。
Facebookにも会社名の登録はありますが、必ずしも最新とは限りません。
５）申請者の動きを想定する
会報を受け取り、記事を見て、アルムナイに興味を持った人が、申請に関連してどのような行動を取るのか、基本的なケースをいくつか想定して、備えておきました。
最もスムーズなのは、有資格者がきちんと質問に回答して申請してくれることです。これは問題なく承認できます。
回答はしてくれたものの、現役社員であったり、もう働いていない人であった場合、申し訳ないとは思いながらも、趣旨を説明して、却下せざるを得ません。
質問に未回答の場合は回答をお願いするメッセージを送ります。回答してくれれば通常のフローに乗ります。しかし、「友達」ではない私からのメッセージ気づかず、未回答のままとなるケースもあります。
中には、自分の知り合いにFacebookで招待をしてくれる人もいます。しかし、招待でも同様に、質問未回答の場合があります。
その場合、招待者と本人、どちらに確認するか。参加申請したつもりのない本人に「友達」でもない私から突然メッセージがきても、怪しく思われるかもしれません。
理由はどうであれ、未回答をそのままにしたら未処理が溜まります。
事情を説明し、気づいたら再申請をお願いするメッセージをお送りして、一定期間で一旦却下とすべきでしょう。
それぞれの場合どう対応するか、ある程度想定しておきました。
６）確認のプロセスもつくっておく
最初は全件確認
最初は一気に案内するため申請の数も多い上、友の会事務局と認識の齟齬がないようにするため、週次の定例会を設け、そこで個々の申請の承認判断をしていきました。
すぐに共通理解も確立したので、基本的には私の側で判断して結果報告のみとし、確認が必要なケースのみ、メールや定例時に確認する運用に移行しました。
協議して判断する
個別具体の申請の中には「どちらと判断すべきだろう」というケースが時々あります。
そういったものがあった場合、定例会議で事務局とも協議し、趣旨に照らし合わせて都度判断し、基準を明確化していきました。
ちなみに、実際あったものは以下のようなものです。
・正社員以外の雇用形態もOBOGと認めるのか
→実態に応じて判断する（実際はほとんどいない）
・グループ会社の範囲
→友の会の参加資格に準ずる
・個人事業主やNPO職員は「現役」とするか
→仕事として報酬をもらってるならOK
・無償ボランティアは「現役」か
→趣旨から判断し、有資格とはしない
・ソニー退職後、ソニーグループ企業の社外取締役となった人も「退職者」とみなすか
→社外取締役は現役社員とみなさないのでOK
次回は、400人になるまでに、何を考え、どういうことをしたかをお伝えします。
ご入会案内
よろしければぜひご参加ください。紹介も歓迎です！
参加資格
1）ソニーやグループ各社で働いていた方
2）現役で働いている方
注意：質問への回答がないと承認できませんのでお忘れなく