noteからのメールで「ビジネスパーソンに講演を依頼するときのマニュアル」という記事が紹介されてきました。
私はこれまで、年間で最大200件、延べでは恐らく1,000件以上のイベントをアレンジし、自分でもちょいちょい登壇してきましたが、意識してきたポイントが端的にまとめてありました。
これに絡めて、私が実際に使っている「登壇依頼」テンプレートを、解説付きで共有したいと思います。
登壇依頼書のねらい
このドキュメントを作った意図は以下の通りです。
登壇者負荷の最小化
上記記事でも「無駄に負担を増やす主催者が多くて困る」と真っ先に問題が挙げられていますが、登壇を頼まれるような人は基本忙しいので「1往復のやり取りで済ませる」内容にしています。
１）OK・NGの判断に必要十分な材料を提供する
２）必要最低限の確認・連絡事項を漏れなく記す
登壇者は、登壇やそれに伴う工数が見合うかを厳しく意識します。
欲しい情報が欠けているのに、無駄な説明が多ければ、以下のように値踏みされるでしょう。
1. 余計な工数がかかりそう
・自分から必要なことを確認しなければならない
・どうでもいい依頼や確認に手を取られる
2. そんな依頼を受ける、他の登壇者の程度も見え透く
→同列に並びたくはない
そうなれば「ちょっと都合合わなくて、またの機会にぜひ」という大人な対応になる可能性が高まります。
工数とリスクの最小化
手間がかかるのは運営も同様です。
発案者が、いつまでも自分で考え手を動かさないと動かないようでは、いずれ心が折れます。
かといって、何も仕掛けもなく、発案者以外の運営メンバーが自発的に動くことをアテにしても、動く可能性は低いでしょう。
そこで、プロセスを、誰でもできるくらいシンプルかつ具体的に落とし込んだテンプレートを作ります。
そうすれば、判断や工数も最小限で済むようになり、抜け漏れなどもなくなって、「誰でも」企画・調整できるようになります。
ちなみに、マニュアルは読んで考える負荷があるので、単に質問に答えていけばそのまま完成品になる「テンプレート」の方が良いと考えます。
プロセス
上記の依頼書を使った最も効率的なプロセスは以下の通りです。
１）企画者が頭出しをしたら、あとは事務局が全てやってくれる
２）登壇者は、主催者側から出てきた提案を確認する程度
以下がその詳細ですが、簡単にいうと、事務局がテンプレに沿って作ったドラフトを確認すればイベントページが立ち、あとは事前のちょっとしたやり取りだけで当日つつがなく終わる、というものです。
起案〜公開までの流れ
1.企画者：登壇候補とカジュアルにやり取りし、提案へのOKをもらう
→messengerやメールで、事務局と登壇候補を入れたグループを作る
2.事務局：依頼書を作成する
・案内文（タイトル、本文、略歴など）も仮で完成させる
3.事務局：依頼書を登壇候補に送る
・共有ドキュメント形式で、相手も同じファイルを修正可能に
4.候補者：登壇OK
→依頼書に回答・加筆修正して返答
・各種条件の可否確認
・略歴の修正、写真の提出
5.事務局：ドキュメント内容に基づきイベントページを作成
→公開前に、下書きモードで登壇者に送る
6.登壇者：ページ内容OKを回答（必要なら修正依頼）
7.事務局：イベントページを公開
公開後〜当日の対応
イベントページを公開した後は、必要最低限のやりとりしかしない方が、お互いに楽でいいでしょう。
・事前打ち合わせはしない
・事前リマインド＆ロジ情報共有
＋申込状況も伝える
・資料の事前共有（バックアップ目的）の依頼
・当日は10〜15分前にオンライン入りでOK
構成と要点
ご紹介するサンプルは、私がファイナンス稲門会（早稲田大学のファイナンス分野のOBOG会）で定例実施しているオンラインのトークイベントで用いているものです。
※いうまでもなく、主催者、目的、対象、形式（対面）などの前提に合わせて、若干のアレンジは必要です。
登壇依頼の構成
1.趣旨（どんな人達が、何のために、何をしているかの要点）
・特に、営利か非営利か（活動全体、今回イベント）
2.概要（日時、場所・形態、参加費、進行）
・特に、参加費等の有無
→有料の場合も非営利（原価相当）か営利か
3.聞き手（人数、各種属性、知識レベルや関心、主な集客方法）
4.主催者（どんな人達が、何のために、何をしている＋裏付けリンク）
・体制：複数関係者がいる場合、それぞれの役割・目的と概要
5.プロセス
・企画〜集客：ドラフト作成者、提出物、公開手段、確認など
・集客〜当日：集客方法、集客協力依頼
・当日詳細：会場詳細、現地入り時間、資料共有など
・事後対応：請求・支払い、アンケートやリストの共有、記事確認など
6.登壇者側の負荷（工数と機会費用の観点で）
・基本の考え方：工数最小化、相互利益、要望に合わせる
・資料作成→基本、ありものでOK
・事前打ち合わせ→登壇者が要望しない限り、やらない
・現地入り/オンライン入り→15~30分前
・アフター（名刺交換、懇親会：その場・別会場）
・集客（内容確認、素材提出＋任意で、拡散など）
・資料共有（バックアップ用か、配布用か）
・事後確認（記事など）
7.登壇ベネフィット（直接、間接も含め）
・直接的：謝礼など（金額、支払い方法、時期）
・間接的：PR、人的ネットワーク、アンケート回答など
8.確認事項（これまでの内容を、ここでまとめて）
・謝礼：金額、受け取り方法
・PRしたい内容
・資料共有（可否、方法・範囲）、録画、動画・記事公開、など）
9.案内文案 *まずは事務局で仮案を書く→必要なら加筆修正してもらう
・タイトル、サブタイトル
・案内文（リード＆詳細、ターゲット、特徴やTakeaway）
・開催概要（日時、場所/形態、参加費、参加資格、進行と内容）
・登壇者略歴（氏名、肩書、説明、リンク）
10.参考情報
・企画者やモデレーターなどの略歴
・過去の登壇者
上記が確定すれば、コピペでイベントページが作れます。
なお、イベントページの記載で、登壇者にはあまり影響のない内容は、登壇依頼からは省いて、文字数を減らします。
・備考：主に参加者と主催者間の事務的なこと
・キャンセルのポリシーや手続き
・FAQ
・オンラインの場合の参加方法
・その他連絡事項、など
・道順の詳細
登壇者の疑問に答える
依頼の目的は、相手にOKの判断をしてもらうことであり、判断材料を過不足なく提示する必要があります。
そのためには、相手の関心を推測し、求める情報を簡潔にまとめます。
まずはROI、すなわち、工数や信用や知見をどれくらい提供（投資）して、
何を得られるのか、です。
負荷
まずは工数やアセット。お金以外のリターンは不確実ですが、負荷はほぼ確実に見積もれるからです。
・工数
・登壇時間
・当日前後の拘束時間（移動、現地入り、アフター）
・事前の準備工数（物理的＋精神的）
・資料の有無
→作成の有無（ありものでOKか、新規作成が必要か）
・事前打合せ（時間、回数、参加者、目的）
・その他：作文要否、確認、細々としたやり取り、集客協力など
・事後のフォローアップ工数（記事等の確認、事務手続きなど）
・時間以外のアセット（お金や手間をかけた蓄積で、本来価値あるもの）
・知見（資料や講演）
・人的ネットワーク、信用
なお、資料は新規で作らない方が必ずいいとは限りません。
人やタイミングによっては、新ネタを考えている場合もあります。
以下のような登壇者が目的を達成できる支援をできるなら、それもまた価値提案になります。
・登壇を締切効果としてまずは一通り形にしてみよう
・実際に話してみて、頭の整理をする
・話した反応（当日の質問や、アンケートの回答）を得たい
→それにより、コンテンツをブラッシュアップする
価値
私も色々登壇しますが、お金だけではなく、複合的に判断します。
例えば、以下のような要素に分けられるでしょう（他にもあり得ます）。
・経済的リターン
・直接的：謝礼
・間接的・長期的：
・PR・営業機会（メディア、拡散、紹介など）
・実績→信用
・自身のビジネスの課題解決（資金調達、採用など）
・繋がり（他登壇者/主催者/参加者）
・仮説検証、インサイト（生の声など）、改善
・学び：他登壇者や参加者から
・他の登壇すべき理由（非経済的なもの）
・社会貢献：若手や学生の学び
・ご縁：母校や地元など、個人的な繋がり（信用残高）
・主催者への共感
お金以外の価値を考える
“定価”は高額でも、総合的に「見合う」と思えば、安価や無料でもOKとなる場合もあります。
お金以外の登壇者価値をどう設計するか、主催者の知恵の使いどころです。
・一緒に登壇する人
・参加者（質、量、関係性）
・主催や場
・コンテンツやメディア（波及力、信用補完）
・企画（テーマなど）
価値はあくまで「提案」
ただし、注意も必要です。
上記の価値はあくまで主催が考えた仮説。
何が価値かを判断するのはあくまで受け手です。
また、これは社会に良いから、母校のためだから、受けて当然、という押し付けもNGです。
主催者側の事情は、登壇者にとって本質的には無関係なことです。
事情や思いをやんわり触れた上で、あくまで仮説として提案し、意向を伺う程度の謙虚さが必要でしょう。
相手の要望とすり合わせる姿勢を示す
相手が今何を必要としているか、この機会をどう活用したいかは、推測はできますが、完全には分かりません。
なので、まずは主催者側で推測して仮説を立て、ドキュメント内にわかるように記します。
その上で、「これはあくまで仮案で、ご要望に合わせるので、気軽に言って」として、相手の意見を引き出します。
白地で「教えて下さい」では負荷になるし、具体化しにくいものです。
可否
「概ね良さそう」なら、「そもそも登壇可能なのか」を確認します。
日程、時間、場所や形態（オンライン）など、物理的に行けるのか判断できる材料を、ひとまとまりで簡潔に提供します。
座組
あとは、セルフブランディングに関する要素です。
声をかけてきた連中が、何者なのかも気にします。
主催者は、有名人の知名度やコンテンツを、何かしら自分たちのメリットを得る手段として活用するために、声をかけてきます。
もちろん、主催者がメリットを得る対価として、登壇者は何かしらの報酬を得る、基本的には等価交換なので、そのこと自体は問題ありません。
ただ、ちょっと見え方が胡散臭い人たちの客寄せ的な感じで使われたりするのは嫌なものです。
よって、趣旨や活動内容が分かる情報を端的に記します。
・どんな人たちが、どんな規模・体制でやっていて
・何を目的に・何を実現するために
・それは、営利なのか、非営利なのか
・どんな活動を、どれくらいの期間や量で、してきたのか
・どんな人達が来ているのか（質、量、関係性）
・それを裏付ける情報はあるのか
また、イベント単位でも、上記に加え以下のことが分かるといいでしょう。
・一緒に登壇する人
・参加が見込める人々や客層と、規模、関係性
趣旨
登壇は、身ひとつで自分の時間を使うだけ。
材料やサービスの原価はあまりありません。
とはいえ、過去の経験・知見という「無形資産」を提供するのであって、価値を値踏みされる筋合いはありません。
値付けは登壇者の決めの問題です。
一律の価格表がある人もいますが、営利目的の企業案件なら高く取るし、教育やボランタリーなものなら相手の予算感に合わせてなど、フレキシブルに決める人もいます。
よって、そのための判断材料として、お金の流れと関係者の目的は、差し支えない範囲で示した方がいいでしょう。
・営利なのか
・直接営利：参加費と原価の差で儲けるためか
・間接営利：主催者やスポンサーの”その先”のビジネスがあるか
・例）紹介料を得るとか、リストを共有するとか
・有料か、無料か
・有料：営利ではなく、運営原価のためか、モラルを維持するためか
・無料：誰が、どんなROIで、費用をどれくらい負担するのか
・スポンサーの有無
・誰が、何の目的・ROIで、何をどれくらい負担しているのか
特に気をつけるべきは、誰かの営利であることを隠したまま、自分の信用や知見を使われた、と思われないようにすることです。
安く買い叩くのはもちろんNGですが、十分な対価を払ったとしても、信用という最も重要なアセットを不当に悪用されたと思われないようにしなければなりません。
忙しい人は忘れっぽいので、最初にその辺を簡潔に明記した条件を提示して、その文書をお互いが見られる状態（Googleドライブなどで共有するなど）しておく方がいいでしょう。
発信
登壇する人は、信用や評判が仕事に影響しがちなので、情報がどこにどんな形で出るかを気にする傾向にあります。
よって、どんな情報が、どういう経路で、誰に伝わるのか、見えるようにします。
案内文は、具体案ですり合わせる
例えば、案内文の表現などは、仮案でいいので、具体的なもの出して、それに対して加筆修正してもらう方が、的確で確実です。
ヒアリングしたところで、本音を言うとは限りませんし、口頭でイメージやニュアンスまで共有はできません。
また、登壇者側の立場になれば分かりますが、ゼロから作文するより、誰かが書いたものに加筆修正した方が楽だし、具体的な意見も出せます（まあ、あまりピントがずれていたらダメですが）。
どの肩書きを使うかも確認
肩書きも、複数ある人はどの立場で登壇するか、どの程度明確に書くかも、色々事情があります。
会社名を出すと会社から怒られてしまうこともあります。
非営利イベントに、通常のビジネスの肩書きで出てしまうと矛盾が生じるので、教員や公的な肩書きを使う、ということもあります。
その辺の判断は本人にしかできないので、これも具体案を提示してOKかNGかを引き出します。
・案内文（テキストそのもの）
・タイトルや説明の言い回しやトーン
・どんな主催者で、どんな趣旨か、営利・非営利、など
・肩書き（どの立場か、ぼかす程度）
流通経路の判断材料も提供する
案内文は、それが誰に届くか、どんなプラットフォームで、どんな形で展開されるか（開示範囲の制限や、シェアの方法や、発信者や送り先など）まで具体的に示した方が、相手も判断しやすいです。
こういう層にはなるべく見られたくない、来られたくないので、こうしてほしい、という要望も引き出せます。
出した後に、なんだこれ、と言われても、取り返しがつきません。
・集客のアクション
・使用プラットフォーム
・メール
・SNS：FacebookやTwitterなど
・チケッティングツール：Peatixなど
・上記のリーチ範囲
・開示範囲の設定
・誰が、どんなところに送る/シェアする、フォロワー等の数
・その他、誰がどんなアクションをする
登壇自体が、誰にどう届くかも明記
自分のコンテンツが誰にどう届くか、事実関係を示すことも必要です。
講演の資料や内容は、それ自身がビジネスのタネなので、お金を出す見込み顧客にタダで提供したくないとか、知らない競合に情報を取られたくないとかを気にする人もいます。
・イベントの設定
・参加者：参加資格、選別、人数
・コンテンツの提供
・当日：オンラインや録画
・事後：オンデマンド配信や記事化
・資料共有：範囲、形態、条件
・設定：オフレコ、撮影禁止など
・メディア露出：媒体・形態、方向性、時期など
波及力
以下については該当するならば、記しておきます。
・メディア取材の有無：波及力、信用補完
・テーマの話題性
登壇者との合意＆備忘
登壇する人は忙しく、話したことは忘れていると想定した方が無難です。
よって、合意事項の記録を残しておくのですが、それだけでは不十分です。
バラバラなものを読み解いたり、探したりする手間があるからです。
なので、お互い共有の1つのドキュメントにまとめるのです。
また、ドキュメントもどこにあるか分からなくなりがちなので、案内文自体が合意事項の備忘となるように、情報を盛り込んでおきます。
そうすれば、イベントページを検索して、思い出すことができるからです。
・何を話すか（タイトル、テーマ）
→登壇者は案外忘れていることがあります
・進行
→自分がいつから何分話すか
・主催者、関係者
イベントの趣旨、営利/非営利・有償/無償
・客層（属性、参加資格の有無、人数）
・他の登壇者（いれば）
・日時（開場時間）
場所（最寄り、所要時間、道順や入り口も）
→何時頃どこに行けばいいか、いつ出ればいいか分かります
・配信の有無
イベントページには入れられない事項
もちろん、公開すべきではない情報もあるので、そちらはドキュメントだけに残します。
・報酬などの登壇条件
・内部的な確認事項：資料配布や情報公開関連
注意すべきこと
空手形は切らない
登壇してもらいたいからと言って、騙すような言い回しはトラブルの元。
思いや見込みではなく、事実と論理で誠実に伝える方がいいでしょう。
範囲をコントロールする場合も、拡散したい場合も、どんな人には届きませんとか、どれくらいは拡散するとか、成果の確約はできないものです。
こういう人には見られないはず、と言っても、完全にコントロールするにはかなりの手間もかかるので、現実的には難しいでしょう。
できるか分からないものを出来ると言って、蓋を開けてみたらダメでした、では主催者の信用を失います。
あくまで、約束できるのはアクションまででしょう。
人間関係に頼らない
知っている人だから受けてくれる、安くあるいは無料でやってくれる、と考えるのは良くありません。
相手もプロであり、ブランディングや他との仁義へも配慮すべきです。
全く知らない人でも、自分たちの活動や趣旨を理解してもらい、登壇する価値があると思ってもらえる提案を作るのが本筋。
その上で、関係性を後押しにする、という順序です。
紹介も同様で、仲介者は、まずは仲介者と被紹介者の間の「信用残高」を使って依頼をします。
提案に価値があれば、それは仲介者にとっての「信用UP」になりますが、しょうもない依頼だと「信用Down」となります。
まあ、ちゃんとした仲介者なら、紹介する前に断ると思いますが。。
参考：VIPへの、大代表からの依頼文例
全くツテのない某有名企業のトップに、大代表に電話をかけて、広報の窓口に紹介してもらい、そこに依頼をしてOKをもらったケースの文例を紹介します。
以下は、実際の文面の固有名詞を削ったものです。
XX株式会社 広報ご担当者殿
突然のご連絡にて失礼致します。昨日お電話にて貴社のXX様とお話させて頂いたXXと申します。
当方、・・・にて、・・・する立場にあり、今回、XX社長のXX氏をホストとした「XX」をテーマとしたリレー対談を企画しております。
当企画にて、XX社長が〇〇様（注：依頼相手の会長）との対談を希望されており、ご連絡申し上げました。
なお、数年前にも〇〇様と対談をされているようです
（貴社HP記事）https://XXX
詳細につきましては貴方ご都合に合わせて調整してまいりますが、概要については下記のように考えております。
恐れ入りますが、まずは登壇検討可否につき、ご教示賜れれば幸いです。
ご質問点等ございましたら、気軽にご連絡ください。
お忙しい中恐縮ですが、何卒宜しくお願いいたします。
◆開催概要（現時点の予定です）
時期：X月〜X月の平日19:00-20:30 *ご都合に合わせます
・他の対談相手は・・・に打診中です。
・他：会場、定員、想定テーマ、形式、想定される参加者、謝礼、記事化などについて、簡潔に記載
対談相手：（略歴を簡潔に記載）
主催：（概要を簡潔に記載）
企画：（略歴を簡潔に記載）
これまで述べてきたことに加えて、意識したことは以下です。
・まずはスタッフが読んで会長にあげるか判断する
→スタッフが会長の反応を想定して判断する材料を盛り込む
・当人が興味を持ちそうな材料を想定して入れる
→過去の露出を見て推測する（同じにするか、敢えて変えるか）
・いずれの人々も忙しいので、さっと見て判断できる内容にする
予め価値の「座組」を作り、必要十分な情報を端的に記したからか、このメール1本でOKとなり、質問などはほとんどなかったと記憶しています。
参考記事
以前に書いた登壇企画に関するnoteも、よろしければご参考まで。
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