ソニー有志アルムナイ立ち上げ記 〜6.イベントを一人で量産する仕組み

ソニーの有志アルムナイ立ち上げの記録、今回は気軽にイベントを企画・運営するための仕掛けについてお伝えします。

企画・運営を仕組化する

SNS上のやり取りだけで関係は深まらないので、リアルタイムで顔を合わせる機会が必要です。このご時世、対面では難しいので、必然的にオンラインです。

オンラインは、場所の確保も移動も不要で、コストがほぼかからないので、気軽に量産できます。

ソニーのアルムナイのように、世界各国からの参加者がいるなら尚更です。海外は米国、カナダ、シンガポール、台湾、英国、ドイツ、スウェーデン、国内でもいろんな地方の方がいます。

軽いイベントフォーマットの実例

とはいえ、企画、調整、運営に手数や頭数がかかる構造だと、運営が回らなくなるので、軽い仕組みにする必要があります。

基本方針は以下の通りです。

・登壇者調整に手間取らないよう、誰でも登壇できる趣旨にする
・数分でイベントを立てられるよう、企画と案内文を定型化する
・事前準備ゼロで、当日1人で運営できるよう、運用を簡素化する
・誰でも訓練なくできるくらいまで、簡素化・定型化する

簡単に作って回せるフォーマットとして、アルムナイ登壇&交流会を作りました。

アルムナイ登壇イベントの主目的は、参加者同士の交流です。
しかし、単なる交流会では飽きられます。よって、目先を変えるために、毎回アルムナイの誰かに登壇してもらうのです。

簡単にいうと、以下のようなものです。

シンプルな構成に定型化
以下のような簡潔なものにしています。
・冒頭に参加者の自己紹介
・登壇者のお話
・その後、交流タイム
・各人、都合いい時間に流れ解散

話すことは気軽な内容でOK
・自身の専門の話
・今いる会社や業界の文化
・キャリア
・個人プロジェクト
など、話せ、話したいこと、何でもいいです。
資料などの準備も必須ではありません。だから、誰でも登壇できます。

気軽なイベントとしての期待値調整
あくまでメインは交流なので、お話自体は目先を変えるものなので、気軽にどうぞ、と説明し、登壇者も気負わなくて済むようにしています。

その場で登壇をお願いできる
誰でも登壇できるの気軽な趣旨で、構成も定型化して個別調整不要なので、今のイベントに参加している誰かに、その場で次の登壇をお願いできます。

即座にイベントを立てられる
次の登壇候補と、その場で日時とタイトルを決めれば、案内文も定型化しているので、ほんの数分でイベントページを立てられます。

運営も、当日立ち会うだけ
出欠も取らないし準備も不要なので、あとはZoomを立てた人が当日立ち会うだけです。

無料なら、収支も出欠も管理不要
費用は発生しないので、参加費を取る必要もありません。無料で参加できるなら、参加費の回収も出欠の管理も不要です。

Zoomの有料アカウントを持っている人がイベントに立ち会う必要はあるものの、それ以外、大した手間はかかりません。

登壇者も自分を知ってもらえる
無料での登壇ではありますが、大した手間はかかりませんし、登壇すれば少しは覚えてもらいやすいとい、ということで、それでもいいという方にお願いしています。

5分で書ける案内文の作り方

手順は以下の通りです。

1)登壇者や話の内容からタイトルを決める
2)一文で内容を紹介する
3)略歴は「ありもの」をコピペ
4)進行・備考は「定型文」をコピペ

以下が実例です。

体験デザインとデザイン経営
〜元サムスン電子常務のデザイナー松岡さんに聞く


ソニーのエグゼクティブアートディレクターからサムスン電子本社常務を務めた松岡さんと「体験デザイン」「デザイン経営」についてお話しましょう。

<進行>
・冒頭30分程度は参加者の自己紹介
・その後、30分ほどスピーカーのお話
・質疑しながら歓談に移行、各自好きな時間に退出

<参加について>
・人数把握のため、参加表明いただけると嬉しいです!
(参加予定にして出られなくても問題ありません)
・当日参加、途中の参加・退出も大丈夫です
・当日は「イベントに参加」を押すとZoomに入れます

作文するのはタイトルと内容の一文のみで、あとはコピペです。

どういう構造になっているか、簡単に説明しておきます。

1)タイトル
「何について」と「何をしている+(苗字)さん」で構成しています。
・何:体験デザインとデザイン経営
・どんな>誰:元サムスン電子常務のデザイナー>松岡さん

2)本文
基本は、誰が何を話すか、端的に分かる一文にしています。
・何:体験デザイン、デザイン経営
・どんな>誰:ソニーのエグゼクティブアートディレクターからサムスン電子本社常務を務めた>松岡さん

3)構成・運用
進行や備考は、一々調整しなくてもいいように、定型文をコピペするだけです。

内輪の無料イベントなので、申込やキャンセル連絡は不要という、可能な限り義務感を生じさせない方針を明示しています。

冒頭30分の自己紹介タイムも、遅れてくる人がいても大丈夫にするためのバッファの機能も意図しています。

続ける仕組みのポイント

アルムナイのようなボランタリーな活動を続ける上でベースとなるのは、負荷が少ないことです。工数はもちろん、収支を合わせるといったことは、思いのほか精神をすり減らすので、やらなくて済むようにしています。

自分がコントロールできない要素を抱え、それもまたストレスになります。登壇者が誰でも良くするのも、一人で運営できるようにするのも、「この人じゃないとできない」という要素をなくすためです。

主催者自身も例外ではありません。自分しかできないことがあれば、やがて負荷に感じる時がきます。

発展に応じて仕組みも変える

ただし、1人でシンプルにやるのはあくまで立ち上げ期の話で、より価値あるものにするには、チームでの運営に移行し、イベントも本格化すべきでしょう。予算も必要になってくると思います。

次回は、運営をチーム化する、プロセス化と仲間集めの取り組みについて書いてみます。

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