ソニー有志アルムナイ立ち上げ記 〜7.運営の仕組みと体制をつくる

ソニー有志アルムナイ立ち上げ記 〜7.運営の仕組みと体制をつくる

ソニーの有志アルムナイ立ち上げの記録、今回は、当初1人で運営していた場を、チームで回すように移行していった、プロセス化と仲間集めの取り組みについて書いてみます。

立ち上げのジレンマ 〜一人か、チームか

早く行きたければ、ひとりで行け
遠くまで行きたければ、みんなで行け

コミュニティ立ち上げ時もこのジレンマに直面しますが、二者択一ではなく、段階に応じて選択すべきものと考えております。

アルムナイを立ち上げる際も、最初は1人でできる最小限のことに絞り、企画も承認もイベントも、全て1人でやっていました。

どんなことをするか、何をお願いするかが固まる前に人を集めると調整に時間がかかります。目指す方向や熱量の期待値が異なる人が混じりれば、意識合わせに消耗します。

自分で一通り回して全体像を掴み、方向性が腹落ちしてから、活動に参加してくれた人を徐々に巻き込む方が、無理なく仕組みを作れると考えました。

チームでプロセスをつくり、回す

最初の申請約200件をこなしながら、フローチャートや文書ひな形を整理した段階で、負荷を下げてイベントに工数を割くために、運営に協力してくれる人を募りました。

ありがたいことに2人ほどから申し出があり、その人々と試行錯誤と協議を重ね、プロセスやテンプレートを完成させ、ほぼ自動的に承認プロセスが回るようにしました。

フローは以下のようなシンプルで、誰でも分かることを意識しています。それぞれに対応するメッセージの文章もテンプレート化して、該当するものをコピーするだけで、ほぼ対応できるようにしました。

【承認手順フローチャート】
1. 申請時にアンケート回答があるか?
・ある → 2. へ
・ない → 3. へ

2. 条件を満たしているか?
・満たしている →(対応テンプレート)
・働いていない →(対応テンプレート)
・現役ソニー社員 →(対応テンプレート)

3. 自分で申請しているか?
・自分で申請→(対応テンプレート)
・招待→(対応テンプレート)

4. 反応がなく却下する場合→(対応テンプレート)

<分担と報告>
・毎週木〜土曜日:Aさん
・毎週日〜水曜日:Bさん
→報告時点までの対応状況をドキュメントに記入
→メッセンジャーのグループに報告済の一報を入れる:完了

程なく、私が何もしなくても2人で承認を全て対応頂けるようになり、多い時は150件近くあった未対応が、ほぼなくなりました。

おかげで私はイベント企画などに工数を割り振れるようになりました。

今後の見通し

今後は以下を手伝ってくれる人を増やしたいと考えています。
・イベントの企画・運営
・オンライン投稿の盛り上げ

冒頭の諺の通り、特定の人が仕切り続けると、場はやがてマンネリ化して廃れますし、1人でできることにも限りがあります。

やがては、運営チーム全体も一定期間で代替わりをしていくのが望ましいと考えています。

次回は、アルムナイというコミュニティの理想とする状態について書いてみます。

ご入会案内

よろしければぜひご参加ください。紹介も歓迎です!
参加資格
1)ソニーやグループ各社で働いていた方
2)現役で働いている方
注意:質問への回答がないと承認できませんのでお忘れなく